segunda-feira, 22 de agosto de 2016

Organograma da gestão de eventos esportivos

     Após o planejamento e a devida aprovação do projeto, chegou a hora propriamente dita da organização das estruturas operacionais do evento. Como primeiro passo, temos a formação da comissão organizadora e a definição de atribuições. A próxima providência a ser tomada, consiste na elaboração do check-list que significa a relação de serviços a serem executados com a distribuição de responsabilidades.
Dentro das tarefas em execução, considerando que o evento que esta sendo preparado refere-se a uma competição, deverá ser elaborado o regulamento geral, documento que norteara a participação dos envolvidos com todos os esclarecimentos necessários aos participantes. Em sequência estaremos tratando da organização das cerimônias de abertura e encerramento, parte do evento de extrema importância para o seu sucesso. Portanto, estas quatro ações a serem tomadas são de importância fundamental para o sucesso do evento. Vejamos a seguir detalhes e exemplos destes quatro aspectos.

FORMAÇÃO DA COMISSÃO ORGANIZADORA

     Como primeira ação a ser tomada, se faz necessário a montagem da comissão organizadora com a definição das funções necessárias ao evento para a devida divisão dos afazeres. A seguir apresentamos uma sugestão (modelo) de coordenações e suas respectivas atribuições. Lembramos que a quantidade de pessoal e funções designadas é estabelecida de acordo com o tamanho do evento, portanto, considerando a realidade de eventos de pequeno e médio porte algumas funções podem não serem necessárias sendo consequentemente extraídas deste quadro ou dependendo ainda, pode- se atribuir outros diferentes encargos de acordo com os seus objetivos e suas características.

Coordenação Geral/Comissão Central Organizadora - CCO
Assessoria Administrativa/Coordenação de administração
Secretaria Geral
Coordenação Financeira
Comissão de Inscrição
Comissão de Divulgação/comunicação/impressa
Comissão Médica
Coordenação técnica
Comissão de Modalidades
Comissão de Tabela/súmula/boletim informativo
Comissão de Alimentação
Comissão de Segurança
Comssão de Infraestrutura
Comissão de cerimônia de abertura e premiação
Coordenação de Hospedagem (quando necessário)
Assessoria de Marketing
Coordenação disciplinar
Coordenação de recursos
Coordenação de julgamento

OU

Distribuição das comissões e coordenações esportivas.
Comissão Central Organizadora:
I-Coordenar e supervisionar diretamente os trabalhos executados pelas Coordenações.
II-Decidir acerca de questões próprias da administração, organização e regulamento do evento, juntamente com a Coordenação técnica;
III-Coordenar as competições em todos os seus detalhes técnicos e administrativos.
IV-Cumprir e fazer cumprir o presente regulamento e as demais normas, que venham a ser baixadas.
V- Elaborar o relatório final referente ao evento.

Coordenação de Administração;
I-Exercer a Coordenação, Supervisão da Secretaria Geral e das outras comissões.
II-Receber, analisar e repassar todos os atos administrativos exigidos no evento, Boletins Oficiais, Notas Oficiais, Autorizações e outros;
III-Receber e conferir todos os resultados da competição nas diversas modalidades, sendo posteriormente homologados pela Coordenação técnica e emitidos em Boletim Oficial.
IV-Assessorar e trabalhar em conjunto com a Coordenação Técnica na programação dos jogos.
V-Coordenar as competições em todos os seus aspectos.
VI-Cumprir e fazer cumprir o presente regulamento e as demais normas, que venham a ser baixadas.
VII-Elaborar o relatório final referente ao evento e apresentar à CCO, no prazo de 10 dias após as competições.
VIII-Comissão Divulgação/comunicação/impressa;

Comissão Médica:
I-Providenciar atendimento médico-hospitalar aos participantes.
II-Encaminhar ofícios ao corpo de bombeiro e equipe médica mais próxima comunicando do evento a ser realizado.
III-Escalar em cada local de competição, em caráter de plantão, um ou mais enfermeiros habilitados a primeiro socorros;
IV-Comunicar uma equipe médica para atendimento de urgência se necessário;
V-Elaborar um plano de evacuação de acidentados, bem como, providenciar todo atendimento de emergência, em ligação com hospitais;
VI-Ter um setor e kti primeiros socorros de atendimento de urgência;
VII-Elaborar relatórios para a CCO.

Secretaria Geral;
I-Assessorar a CCO.
II-Receber, analisar e processar as inscrições e cadastramento dos participantes.
III-Expedir credenciamento dos inscritos, staff, arbitragem e segurança e comissões envolvidos no evento.
IV-Receber, analisar e acompanhar o material destinado à composição do Boletim oficial, digitando e distribuindo-o aos participantes.
V-Receber, analisar e encaminhar os protestos recebidos aos setores competentes, inclusive à Comissão Disciplinar.

Comissão Financeira:
I-Receber valores financeiros, nas situações previstas no regulamento Geral.
II-Efetuar pagamento das diárias das equipes de arbitragem, entre outros.
III-Assessorar diretamente a Coordenação Geral nas questões financeiras.
IV-Pesquisar valores de mercado e adquirir materiais necessários para a execução do eventos.
V-Prestar conta dos valores financeiros movimentado antes, durante e depois do evento
VI-Assessorar CCO

Comissão de Inscrição;
I-Organizar e receber as fichas de inscrições juntamente com o valor das mesmas.
II-Emitir recibo para cada inscrição realizada no prazo estipulado.
III-Cumprir e fazer cumprir o presente regulamento no prazo estipulado.
IV-Orientar e esclarecer o presente regulamento para todos que estiverem em dúvida.
V-Prestar conta a coordenação financeira do número de inscrições e dos valores pagos no ato da inscrição.

Comissão de Cerimônia e premiação:
I-Coordenar e orientar a cerimônia de abertura e de premiação, prevendo gastos financeiros, recursos humanos e recursos materiais.
II-Organizar e destinar as funções operacionais e logístico dos envolvidos na cerimônia de abertura e de premiação.
III-Executar a cerimônia de abertura e de premiação, seguindo as normas e regimentos disciplinar do evento.
IV-Elaborar os convites as autoridades e recepção da comunidade local.
V-Controlar o quadro de medalhas e prestar apoio às equipes de premiação nas cerimônias específicas

Coordenação Técnica:
I-Assessorar diretamente os trabalhos da CCO
II-Elaborar e emitir toda programação da competição, e encaminhar à comissão de divulgação para a divulgação dos respectivos boletins.
III-Homologar os resultados e a classificação das equipes nas diversas modalidades; verificar junto a Assessoria de infraestrutura e Assessorias de Modalidades às condições dos locais das competições antes e durante o período de realização das mesmas.
IV-Dirigir e controlar as competições de acordo com este regulamento, e com as normas complementares que venham a ser baixadas pela CCO.
V-Promover reuniões com os representantes das turmas, para apresentação dos programas das competições e realização das reuniões técnicas.
VI-Coordenar as atividades técnicas do evento.
VII-Manter permanente contato com a Coordenação Administrativa e com a Secretaria Geral, buscando assegurar o perfeito e eficiente desenvolvimento das ações.
VIII-Coordenar as atribuições inerentes ao quadro de arbitragem;
IX-Cumprir e fazer cumprir o presente Regulamento, dentro de sua área de atuação.

Comissão de Modalidade;
I-Coordenar as escalas das equipes de arbitragem, de quadra, súmula e de linha.
II-Acompanhar as equipes de arbitragem nos locais de competição, verificando o desempenho das mesmas.
III-Decidir quanto às consequências técnicas das interrupções de partidas ou provas, determinadas pela equipe de arbitragem.
IV-Entregar todo material esportivo necessário a competição aos Assessores de Modalidades.
V-Elaborar e digitar o regulamento de cada modalidade com os critérios de inscrição, valores, participantes, disciplina e regras específicas.
VI-Selecionar e orientar as pessoas envolvidas na arbitragem e súmulas.
VII-Cumprir e fazer cumprir o regulamento geral e específico, sendo cada um o exemplo para os outros.
VIII-Comissão de Tabela/Súmula/Boletim oficial;

Comissão de Tabela/Súmula/Boletim informativo:
I-Distribuir e recolher o material necessário para a realização do evento.
II-Emitir e conferir as súmulas das diversas modalidades
III-Orientar e esclarecer dúvidas sobre resultados dos jogos com clareza e transparência.
IV-Atualizar os resultados e produzir os comunicativos assessorando a comissão de divulgação
V-Coordenar o congresso técnico e realizar o sorteio das equipes, esclarecimento do regulamento geral e específico e conferir as inscrições realizadas na presença de todos. 

Comissão de alimentação:
I-Orientar junto as cozinheiras da escola, quanto aos procedimentos relativos a distribuição dos alimentos; 
II-Primar pela qualidade da alimentação servida aos participantes dos jogos;
III-Elaborar a escala de distribuição de alimentos com horário pré-agendado e com recursos humanos necessários.
IV-Manter a ordem e o controle de todos diante do lanche estipulando regras de entrega de lanche.
V-Respeitar a todos durante o lanche e ser firme com os despeitosos.

Comissão de Segurança:
I-Providenciar através de ofício o policiamento para locais de competição onde se fizer necessário, atendendo as informações da Coordenação Geral e técnica.
II-Organizar os espaços físicos da escola, preocupando com os pontos críticos.
III-Elaborar a escala de distribuição de seguranças dentro da escola nos acessos à quadra e as salas.
IV-Manter a ordem e o controle nos corredores e na entrada e saída da quadra.
V-Respeitar a todos durante os jogos e criar regras de circulação dos alunos durante o evento.

Comissão de Infra-estrutura e limpeza:
I-Vistoriar e informar as condições dos locais de competição e também emitir relatórios com parecer acerca das condições dos referidos locais, que deverá ser entregue a Coordenação técnica.
II-Organizar os espaços físicos com materiais esportivos e físicos antes, durante e depois de cada dia de evento.
III-Elaborar estratégias de manter os espaços físicos, como da quadra sempre organizado e limpo.
IV-Respeitar e orientar a todos sobre a limpeza e manutenção da quadra.
V-Auxiliar a equipe administrativa e de serviços gerais na manutenção e limpeza da quadra.

Comissão Disciplinar/Coordenação de Recursos/Coordenação de julgamento:
I-Receber os recursos das equipes em tempo hábil e orientar quanto o procedimento de julgamento.
II-Convocar pessoas idôneas, indicadas e nomeadas pela CCO para o julgamento do recursos e/ou análise de conduta e comportamento dos atletas envolvidos no evento.
III-Julgar e aplicaçar a imediata sanções disciplinares decorrentes de infrações cometidas antes, durante ou depois das partidas e constantes nas súmulas ou documentos similares dos árbitros, delegados e poderes constituídos dos jogos.

IV-Receber e juntar as denúncias encaminhadas pela Secretaria Geral

Referencial bibliográfico:
Rizza, Carlos. Organização e administração da educação física. Faculdade UNIPAC de Ciências Jurídicas, Ciências sociais, Letras e saúde de Uberlândia. Apostila acadêmica do Curso de Superior em Educação Física, 2012.


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