Planejamento e Organização de Eventos

           O sucesso de qualquer evento ou de qualquer organização é o planejamento. E planejar requer tempo, trabalho coletivo, antecipação de todos os fatos que ocorrerão no evento e principalmente conhecimento. 

            O evento esportivo proporcionado na escola pode se adequar a sua realidade e necessidade, a depender dos objetivos e conhecimento dos alunos com as modalidades escolhidas. Evento esportivo Evento é algo que acontece em determinado espaço em um determinado momento, que cumpri uma missão, uma finalidade e um objetivo, para atender um número específico de atletas, que requer recursos humanos, financeiros, esportivo, infra-estrutura, médica e segurança, como por exemplo os Jogos Olímpicos. Existem vários tipos de eventos esportivo. 
           Os jogos internos têm esse termo por causa da sua definição, por ter uma sequência de disputa poliesportiva, em que o objetivo de disputa e classificação em diversas modalidades, e geralmente o objetivo dos jogos é possibilitar o envolvimento de diversos praticantes em várias modalidades e ao seu final realizar uma contagem geral de pontos, ou seja, uma classificação final a partir do somatório dos resultados de diversas modalidades. Já o campeonato, torneio, gincana, copa, taça e olimpíadas tem definições diferentes de jogo. Você sabe qual é a diferença? 

Eventos esportivos

Classificação	Exemplo
Mega eventos internacionais	Jogos Olímpicos, Copa do Mundo
Eventos internacionais	Campeonato Mundial de Basquete
Eventos nacionais	Campeonato Brasileiro de Natação
Eventos locais	Torneio ABC de Voleibol de Praia

        A classificação pode ser pela extensão, proporção financeira, propagação da modalidade, quantas pessoas quer atingir, quem se quer atingir e principalmente quantos atletas estarão envolvidos no evento, quanto mais atletas maior é o evento. 

             Existes fases dentro do planejamento que requer organização e responsabilidade de todos envolvidos, trabalhando coletivamente e cooperativamente. 
Fase 01 - Planejamento/Pesquisa e Pré-evento (organizar); 
Fase 02 - Execução ou desenvolvimento; 
Fase 03 - Controle ou Pós-evento (avaliação). 
Todas as fases requer atenção e antecipação de problemas, pensar nos mínimos detalhes garante a satisfação de todos e sucesso da equipe. Por isso, pode-se dividir o grupo de organizadores em comissões, coordenações, equipes técnicas, para melhor distribuir as funções e responsabilidades. 

Fase 01 - Planejamento/pesquisa e Pré-evento

Responda algumas perguntas iniciais:

1. Por quê? (Razões da existência – Missão)

Captar novos talentos

Divulgar novas formas de jogar

Aumentar o número de participantes

2. Objetivos

Incentivar a vivência e a experiência das modalidades do curriculo da disciplina de educação física

Promover a socialização e interação da comunidade escolar.

Possibilitar momentos de lazer e alegria através dos Jogos Internos.
3. Qual evento? 

Torneio/Jogo/Campeonato/Taça

3.1. Qual esporte?

Futsal, Voleibol, Handebol, Basquete, Queimada, Xadrez, Dama, Tênis de Mesa. 

4. Quem? 

Alunos do 1º, 2º e 3º anos; professores e funcionários da educação; comunidade local

5. Quando? 

Data: 26 a 30 de setembro de 2016

5.1. Horário?
7:00 - 12:00 todos os dias; 9:00 - 12:00 apenas um dia, qual é o horário dos jogos em cada dia.
6. Onde?

Quadra esportiva da escola, quadra alugada, sala de aula, sala de vídeo, pátio da escola.

7. Como?

Turmas mistas, modalidades mistas, por gênero, por turma, numero de jogos, quantos jogos por dia, duração de cada jogo, qual vai ser o acesso

8. Quanto?
Premiação, arbitragem, material esportivo e de papelaria, som, microfone, cerimonialista, locutor, kit médico, material de divulgação

             
          Neste momento deve-se levantar nos seguinte pontos, tais como, 
- Os objetivos e porte do evento; 
- Condições econômicas dos participantes; 
- Facilidades de acesso - fluxo de pessoas entre sala de aula e quadra; 
- Alunos que não vão nem participar e nem organizar irão ter aula; 
- Duas ações acontecendo ao mesmo tempo – jogo e aula;
- Custo x benefício. 

        É super importante pontuar os objetivos que cruzam com a missão do evento, de forma inteligente e com clareza, para não se perder na execução e que todos os envolvidos compreendam como vai funcionar o evento.

          Como o evento e ação vai ser implantada, quais são as etapas da implantação da ação, quais são os passos a ser traçados, quais modalidades, quais são os sistemas de disputas, quantos jogos cada modalidade gastará dentro do tempo evento, qual a premiação, quanto o evento irá gastar. Organizar evento é fazer mais perguntas do que ter repostas prontas, é um quebra cabeça para atender a missão, ao objetivo e o interesse do público que queremos atingir. Um bom exemplo de organização e planejamento é o livro do autor, Sun Tzu, livro é “A Arte da Guerra”, em um de seus principais conselhos, fala: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças".

Planejamento
Logística	Recursos Humanos	Recursos Materiais
Acesso ao local de provas	Profissionais: Árbitros	Bolas, redes, postes, rodos
Fluxo de pessoas – sala e quadra	Segurança, policiamento	Apitos, cronômetros, placar
Acesso à informação - divulgação	Enfermagem/médico	Mesas e cadeiras
Acesso aos portões - segurança	Som, locutor, cerimonialista	Linhas, iluminação
Árbitros e staffs – na quadra	Staffs – ponto de informação	Bebedouros, gelo, uniforme
Sistema de disputa para 5 dias eliminatória simples, rodízio		Premiação (troféus, pódio, banner)
Orçamento
Tudo depende de orçamento	Premiação	Medalha? Quantas? Troféu? Quantos?
Pesquisa de mercado	Arbitragem	Para todas as modalidades?
Planilha de despesa	Kit médico	Sim ou não?
	Cerimonia de abertura/Encerramento	Sim ou não?
	Material de papelaria	Quais? Onde?
	Divulgação	Manda fazer ou faz por conta própria?

Abaixo tem mais detalhes da logística:            

Como é o acesso ao local de provas: dos alunos, professores, organizadores, arbitragem, médicos, staffs, impressa.

Fluxo de pessoas: por onde essas pessoas irão passar, como é o controle de entra e sai, quantas turmas estarão na quadra, com quem deve-se recorrer.

Acesso à informação: quem é o responsável deve conhecer todas as etapas do evento e as regras do evento, local fixo ou movél de informação, visitas e panfletagem

Acesso aos portões: segurança, professor como responsável,  controle de planilha

Árbitros e staffs: contração, quantos pessoas, qual o valor do serviço, outros alunos de outras turmas podem ajudar, outros professores podem ajudar, para cada modalidade e sala de aula,

Sistema de disputa para 5 dias - eliminatória simples (12 jogos), eliminatória dupla - (22 jogos), rodizio nas chaves de 6 a 8 equipes (10 a 23 jogos), juntar turma ou não juntar, misto ou por gênero, quais vão ser as regras para ser justo e igual a todos.

               Na etapa de Recursos Humanos requer um trabalho coletivo muito grande e todos dentro da comissão desempenhar sua função e sua responsabilidade, tanto na busca de conhecimento quanto no cumprimento das datas estipuladas. Neste momento um depende do outro e se um falhar o grupo todo falha. 

Comissões
Comissão Central Organizadora (CCO)	Coord. Modalidades	Divulgação/Comunicação	Cerimonial
Presidentes:	Futsal:
Secretárias Gerais:	Queimada:
Finanças:	Voleibol:
	Truco:
	Xadrez:
Infra-estrutura/Limpeza	Médica	Coord. Técnica: Tabela/Súmula/Inscrição/Lanche	Segurança/Staffs
Comissão Disciplinar/Recursos:
Assessoria de impressa:

O Regulamento Geral e específico

- Fundamental para a competição justa, organizada e dinâmica

- Deve observar as seguintes características: objetividade, precisão, clareza, abrangência.

- O regulamento geral distribui funções, responsabilidades e determina regras gerais para o evento.
- O regulamento específico descreve a função da comissão de modalidade e distribui funções especificas com responsabilidades específicas, com regras da modalidade em questão, podendo ser modificada a interesse e necessidade do grupo que quer atingir.
- Os dois documentos após serem concluídos, revisados e oficialmente pronto deve-se publicar e divulgar a todos os participantes para fazer cumprir cada artigos do regulamento, sobre pena disciplinar discriminado no documento.

Fase 2 – Execução/desenvolvimento

No momento

- Prática do que foi planejado

- Respeito a horários e regras

- Estratégias para o imprevisto

- Comunicação e mais comunicação

- Busca pela informação e estar atento a tudo

Fase 3 – Controle/pós evento – avaliação

- Fechar orçamento

- Pesquisa de opinião

- Apresentar relatório

- Revisitar os objetivos

- Ações posteriores

- Carta de agradecimento

CONCLUSÕES

• Mesmo para realizar um evento local é preciso bastante preparo e planejamento

• Conhecimentos administrativos

• Conhecimentos técnicos

▫ Modalidades esportivas

▫ Organização de torneios e campeonatos

EVENTO ESPORTIVO pode ser: 

                 ▫ O próprio produto a ser comercializado e promovido

                 ▫ Uma estratégia de promoção de um outro produto 

Referencial:

http://sistemas.eeferp.usp.br/myron/arquivos/2540410/d30a72113a8e741d053c4b189e152f04.pdf, data 02 de março de 2015.

Vieira, Sergio Rosa. Gestão de eventos esportivos. Apostila do 3º ano da Instituição Federal do Tocantins, 2015.